Lập kế hoạch sự kiện là gì?
Lên kế hoạch sự kiện là hành động tổ chức và quản lý một sự kiện, hoạt động hoặc dịp. Một số ví dụ về các loại sự kiện bao gồm các cuộc tụ họp xã hội, hội thảo, lễ cưới, cuộc họp công ty, sự kiện từ thiện và nhiều lễ kỷ niệm khác nhau. Lên kế hoạch sự kiện thường bao gồm các nhiệm vụ sau:
- Chuẩn bị ngân sách
- Nhân viên tổ chức
- Tạo lịch trình cho nhân viên
- Thiết lập mốc thời gian cho từng sự kiện
- Lựa chọn và đặt chỗ địa điểm
- Thuê nhà cung cấp
- Điều phối vận chuyển khách
- Cho thuê thiết bị
- Thiết kế bố cục của sự kiện
Người lập kế hoạch sự kiện là gì?
Người lập kế hoạch sự kiện là một chuyên gia trong ngành sự kiện, người chịu trách nhiệm lập kế hoạch và quản lý các cuộc họp và sự kiện đặc biệt. Họ giám sát mọi khía cạnh của sự kiện để đảm bảo sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch. Người lập kế hoạch sự kiện thường quản lý ngân sách, thiết lập ngày diễn ra sự kiện, chọn địa điểm và sắp xếp chỗ ở cho khách. Nhiệm vụ cụ thể của người lập kế hoạch sự kiện phụ thuộc vào nhiều khía cạnh, bao gồm quy mô và hạng mục của sự kiện, trình độ học vấn của người lập kế hoạch và kinh nghiệm lập kế hoạch sự kiện của họ.
16 mẹo lập kế hoạch sự kiện
Dưới đây là 16 mẹo lập kế hoạch bạn có thể sử dụng khi chuẩn bị cho sự kiện tiếp theo của mình:
1. Bắt đầu lập kế hoạch sớm
Đầu tiên, bạn cần đặt mục tiêu cụ thể cho sự kiện. Xác định mục tiêu cuối cùng của sự kiện là gì. Có thể là gây quỹ, sự kiện xã hội hoặc chuyến đi nghỉ dưỡng của công ty. Việc xác định rõ mục đích của sự kiện sẽ giúp bạn tập trung vào các chi tiết quan trọng của sự kiện, từ lựa chọn địa điểm đến tìm kiếm nhà tài trợ.
Bắt đầu chuẩn bị và lên kế hoạch cho sự kiện trước để đảm bảo bạn trao đổi với các nhà cung cấp và địa điểm, đặt chỗ với họ và lên kế hoạch cho mọi khía cạnh của sự kiện. Lên kế hoạch sớm có thể giúp bạn xác định những trở ngại tiềm ẩn, thiết kế giải pháp và tổ chức sự kiện thành công.
Có liên quan: tổ chức sự kiện biên hòa
2. Tuân thủ ngân sách
Xác định số tiền bạn có thể chi cho địa điểm, dịch vụ ăn uống, giải trí và các chi phí khác. Hãy nhớ cân nhắc tất cả các chi phí tiềm ẩn ngay từ đầu để tránh kết thúc với một con số cao hơn ước tính ban đầu của bạn.
3. Viết ra giấy
Khi bạn đàm phán hợp đồng với các nhà cung cấp, hãy đảm bảo bạn đưa vào các quy tắc về những gì sẽ xảy ra khi có những thay đổi đáng kể xảy ra trong vòng một đến ba tháng, một đến bốn tuần và vào ngày diễn ra sự kiện. Thiết lập cho các nhà cung cấp của bạn các chính sách và chi phí phí trả chậm giống như bạn sử dụng với khách hàng của mình. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng bạn cũng đưa phạm vi công việc của mình vào văn bản.
4. Chọn địa điểm một cách cẩn thận
Hiểu rõ đối tượng của bạn khi bạn đang tìm kiếm địa điểm phù hợp cho sự kiện của mình. Chọn một môi trường mà khách mời của bạn sẽ cảm thấy thoải mái. Ví dụ, một hội nghị dành cho các giám đốc điều hành cấp cao cần một địa điểm trang trọng hơn so với địa điểm được sử dụng cho hoạt động xây dựng nhóm.
5. Lên kế hoạch cho chương trình của bạn
Hãy cân nhắc những gì bạn muốn đưa vào chương trình sự kiện. Ví dụ, bạn có thể muốn có một diễn giả chính, hội thảo hoặc triển lãm thương mại. Mặc dù bạn có thể tiếp tục tinh chỉnh các chi tiết cho đến ngày trọng đại, nhưng khách của bạn sẽ muốn biết những gì mong đợi. Cung cấp cho họ khuôn khổ cơ bản hoặc chương trình nghị sự càng sớm càng tốt.
6. Có kế hoạch dự phòng của nhà cung cấp
Hãy chắc chắn liên lạc với các nhà cung cấp và địa điểm một tháng trước sự kiện để đảm bảo mọi người đã sẵn sàng cho sự kiện của bạn. Xem lại mọi hợp đồng để bạn có thể ngăn ngừa việc giao tiếp sai lệch. Nếu có vấn đề gì xảy ra với các nhà cung cấp của bạn, thì đó có thể là vấn đề vào phút chót. Tốt nhất là nên có ít nhất ba lựa chọn dự phòng—với tất cả các thông tin chi tiết có liên quan—cho mọi loại nhà cung cấp mà sự kiện của bạn sẽ cần.
7. Tạo một mốc thời gian và danh sách kiểm tra
Hạn chót thường hiệu quả hơn danh sách việc cần làm mở, vì vậy, hãy bắt đầu hoàn thiện càng sớm càng tốt khi cần đưa ra quyết định cụ thể và thực hiện một số công việc nhất định để đảm bảo bạn đi đúng hướng.
Danh sách kiểm tra có thể giúp bạn sắp xếp thông tin để bạn có thể hiểu được những nhiệm vụ cần thực hiện, tạo thời hạn cho từng nhiệm vụ và xác định bất kỳ hỗ trợ bổ sung nào bạn có thể cần. Danh sách kiểm tra cũng có thể giúp bạn tạo ước tính thời gian và tài chính trong khi bạn đang trong giai đoạn chuẩn bị. Ngoài ra, việc có danh sách kiểm tra có thể giúp bạn dễ dàng đo lường tiến độ khi bạn hoàn thành từng nhiệm vụ cho sự kiện của mình.
Khi ngày sự kiện đến gần, hãy cập nhật dòng thời gian và danh sách kiểm tra của bạn với những câu hỏi gợi ý sau:
- Khi nào thì người bán hàng đến?
- Người liên hệ là ai?
- Khi nào thức ăn cần phải sẵn sàng?
- Vào thời điểm nào ban nhạc nên nhường chỗ cho DJ
8. Cân nhắc việc đặt lịch với một nhiếp ảnh gia
Bạn có thể dành tiền để trả cho một nhiếp ảnh gia hoặc quay phim chuyên nghiệp để kỷ niệm sự kiện của mình. Nghiên cứu các nhiếp ảnh gia và quay phim gần địa điểm của bạn và liên hệ với họ để được báo giá. Thông thường, các nhà quay phim và nhiếp ảnh gia có giá trọn gói sự kiện hoặc mức giá theo giờ mà họ có thể giới thiệu cho bạn khi đặt chỗ. Chụp ảnh hoặc quay phim sự kiện của bạn có thể cung cấp nội dung hữu ích cho tất cả các kênh truyền thông. Ảnh chụp tại chỗ cũng có thể mang đến cho người tham dự một kỷ niệm đặc biệt về một sự kiện giải trí.
9. Kết nối với những người khác trong ngành tổ chức sự kiện
Các nhà lập kế hoạch sự kiện thường phát triển mối quan hệ với các nhà cung cấp sự kiện và địa điểm, do đó họ có thể có nhiều lựa chọn để cân nhắc khi lập kế hoạch cho một sự kiện. Việc kết nối với các chuyên gia khác trong ngành có thể giúp bạn xác định nhà cung cấp và địa điểm nào phù hợp nhất cho chức năng nào. Những kết nối này cũng có thể giúp bạn quảng bá dịch vụ của mình và tạo ra khách hàng tiềm năng.
10. Giao tiếp hiệu quả với nhà cung cấp và nhân viên
Cung cấp các kênh giao tiếp rõ ràng với các nhà cung cấp, nhà tài trợ, khách hàng và nhân viên công ty có thể giúp bạn điều phối sự kiện hiệu quả hơn. Đảm bảo tất cả những người liên quan đều biết rằng bạn luôn sẵn sàng và khuyến khích họ liên hệ để giải đáp thắc mắc hoặc mối quan tâm. Các phương pháp giao tiếp bao gồm trao đổi qua email, gặp mặt trực tiếp, trò chuyện video và gọi điện thoại.
11. Lên kế hoạch cho những thách thức
Bạn có thể gặp phải những thách thức hoặc trở ngại trong quá trình lập kế hoạch hoặc trong chính sự kiện, vì vậy, điều cần thiết là phải chuẩn bị cho những thách thức như vậy ngay từ đầu quá trình lập kế hoạch.
Tạo danh sách các thách thức tiềm ẩn, chẳng hạn như thời tiết, lượng người tham dự thấp, hủy bỏ vào phút cuối hoặc vắng mặt nhân viên sự kiện . Sau đó, tạo ra các giải pháp cho những tình huống này, bao gồm:
- Có địa điểm dự phòng để tham khảo nếu thời tiết cho phép
- Có thêm nhà cung cấp để liên hệ trong trường hợp hủy đơn hàng
- Lên lịch thêm nhân viên cho sự kiện trong trường hợp bị ốm
- Sử dụng các chiến lược tiếp thị để quảng bá sự kiện một cách hiệu quả nhằm tăng lượng người tham dự
12. Chia sẻ kế hoạch dự phòng của bạn
Điều quan trọng là phải chuẩn bị để thực hiện một sự kiện thành công, ngay cả khi có sự cố xảy ra. Đôi khi, các sự kiện đòi hỏi phải vượt qua những trở ngại không lường trước được. Sẽ rất hữu ích nếu có một kế hoạch dự phòng để đảm bảo sự kiện của bạn sẽ thành công, bất kể bạn sử dụng kế hoạch hành động nào. Chia sẻ các kế hoạch dự phòng của bạn với nhân viên, nhà cung cấp và địa điểm để được chấp thuận và giải thích các chính sách và quy trình cần tuân theo trong trường hợp xảy ra trở ngại.
13. Thực hiện chiến lược quảng bá sự kiện
Sẽ rất hữu ích nếu bắt đầu quảng bá sự kiện của bạn trước vài tháng để tạo sự mong đợi cho lễ hội và cho những người tham dự tiềm năng của bạn thời gian để lên kế hoạch cho sự kiện và RSVP. Sử dụng các công cụ quảng cáo khuyến mại như lời mời trên mạng xã hội hoặc các chiến dịch quảng cáo trực tuyến. Bạn cũng có thể tạo các sản phẩm khuyến mại như móc chìa khóa, bút hoặc nhãn dán, có ghi ngày và giờ diễn ra sự kiện. Trong các chương trình khuyến mại trực tuyến của bạn, hãy đưa vào thông tin thú vị về đồ ăn và đồ uống, nhà tài trợ, nghệ sĩ giải trí, nhà cung cấp, chủ đề và trang phục phù hợp của sự kiện.
14. Sử dụng tiếp thị truyền thông xã hội
Tiếp thị truyền thông xã hội là một công cụ trực tuyến tuyệt vời để tiếp cận khách mời và thuyết phục họ tham dự sự kiện của bạn. Nó cho phép bạn thông báo về sự kiện trên nhiều trang truyền thông xã hội để cung cấp thông tin chi tiết độc quyền và cập nhật thú vị như ai tài trợ cho sự kiện, chủ đề là gì và nghệ sĩ nào sẽ biểu diễn. Bạn cũng có thể bao gồm mốc thời gian sự kiện, giá vé và địa điểm. Một tháng trước sự kiện, việc triển khai chiến dịch truyền thông xã hội có thể tối đa hóa phạm vi tiếp cận khán giả và lượng khách tham dự. Các cách khác để sử dụng truyền thông xã hội bao gồm:
- Khuyến khích khách tham dự và chia sẻ nội dung bằng cách sử dụng các cuộc thi tặng quà trên nhiều nền tảng khác nhau
- Khuyến khích khách đăng hình ảnh hoặc video về sự kiện kèm theo hashtag trong chú thích để nhận diện thương hiệu
- Yêu cầu khách chia sẻ sự kiện trên trang mạng xã hội của họ để nhận mã giảm giá hoặc chỗ ở đặc biệt trong suốt sự kiện
15. Có kế hoạch dọn dẹp
Sự kiện của bạn không kết thúc khi khách mời rời đi. Hãy cân nhắc mọi chi tiết nhỏ từ khâu chuẩn bị đến khâu hoàn thiện. Đừng quên dọn rác, mặc dù đôi khi những dịch vụ này được bao gồm trong phí địa điểm. Một sự kiện thành công là tất cả về các chi tiết, ngay cả những chi tiết nhỏ.
16. Yêu cầu phản hồi
Để đánh giá thành công chung của sự kiện và xác định cơ hội cải thiện, hãy thu thập phản hồi từ nhân viên, nhà cung cấp, người tham dự và khách hàng của bạn. Có phản hồi có thể thực hiện được sẽ giúp bạn cải thiện các sự kiện trong tương lai.