Bạn muốn chia sẻ một tài liệu Google Doc dưới dạng email mà không cần tải xuống hay sao chép nội dung? Google Docs cung cấp một tính năng tiện lợi giúp bạn gửi email trực tiếp từ tài liệu của mình. Dưới đây là hướng dẫn từng bước để bạn thực hiện nhanh chóng và hiệu quả.
1. Tại sao nên gửi Google Doc trực tiếp qua email?
- Tiết kiệm thời gian: Không cần chuyển đổi định dạng hay tải xuống.
- Giữ nguyên định dạng: Nội dung trong email hiển thị giống với tài liệu gốc.
- Tích hợp dễ dàng: Hoạt động mượt mà trong hệ sinh thái Google Workspace.
2. Cách gửi Google Doc qua email
Bước 1: Mở tài liệu Google Doc
- Đầu tiên, mở tài liệu Google Docs bạn muốn gửi.
Bước 2: Truy cập tính năng “Email this file”
- Trên thanh công cụ, nhấp vào File (Tệp) > Email (Gửi qua email) > Email this file (Gửi tệp này qua email).
Bước 3: Nhập thông tin cần thiết
- To (Gửi đến): Nhập địa chỉ email của người nhận.
- Subject (Tiêu đề): Nhập tiêu đề email.
- Message (Nội dung tin nhắn): Soạn lời nhắn kèm theo nếu cần.
- Select format (Chọn định dạng): Bạn có thể chọn định dạng của tệp đính kèm, chẳng hạn như PDF, Word (.docx), hoặc nguyên bản Google Docs.
Bước 4: Gửi email
- Nhấp vào nút Send (Gửi) để hoàn tất. Người nhận sẽ nhận được email cùng với tệp đính kèm hoặc nội dung tài liệu.
3. Mẹo khi gửi Google Doc qua email
- Kiểm tra quyền truy cập: Nếu bạn chọn gửi tệp gốc (Google Docs), hãy đảm bảo người nhận có quyền truy cập (View, Comment, hoặc Edit). Nếu không, bạn sẽ cần chia sẻ quyền truy cập bằng cách:
- Nhấp vào nút Share (Chia sẻ) ở góc trên cùng bên phải.
- Chọn Anyone with the link (Bất kỳ ai có liên kết) nếu bạn muốn gửi tệp mở rộng quyền xem.
- Chọn đúng định dạng tệp:
- Sử dụng PDF nếu bạn muốn giữ nguyên định dạng.
- Sử dụng Word (.docx) nếu người nhận cần chỉnh sửa tệp trong phần mềm Microsoft Word.
- Kiểm tra lại nội dung: Đọc qua tài liệu và đảm bảo không còn lỗi chính tả hoặc định dạng trước khi gửi.
4. Lợi ích của việc gửi Google Doc qua email
- Tiện lợi và nhanh chóng: Tích hợp trực tiếp trong Google Docs, không cần mở Gmail.
- Đa dạng định dạng: Hỗ trợ nhiều loại tệp, phù hợp với nhu cầu của người nhận.
- Chuyên nghiệp: Định dạng tài liệu được giữ nguyên, đảm bảo nội dung hiển thị rõ ràng và ấn tượng.
5. Các tình huống sử dụng phổ biến
- Chia sẻ tài liệu công việc: Báo cáo, bản kế hoạch hoặc tài liệu hướng dẫn.
- Gửi tài liệu học tập: Bài luận, giáo trình hoặc tài liệu tham khảo.
- Chia sẻ bản nháp: Gửi cho đối tác hoặc đồng nghiệp để nhận phản hồi.