Muốn tổ chức event thành công cần lưu ý rất nhiều yếu tố và người thực hiện luôn phải căng não từ khâu chuẩn bị đến khi kết thúc chương trình. Trong đó, kế hoạch giống như kim chỉ nam giúp event của bạn diễn ra chuyên nghiệp, đạt được hiệu quả, mục đích tổ chức và thành công. Dưới bài viết này HMEDIA sẽ gợi ý giúp bạn mẫu kế hoạch event chi tiết và thành công, hãy cùng tìm hiểu nhé!

Tổ Chức Event Là Gì?

Tổ Chức Event là tổ chức một sự kiện, lên kế hoạch tổ chức các hoạt động trong lĩnh vực xã hội, giải trí, thể thao, kinh doanh, thương mại,… thông qua các hình thức như hội thảo, họp báo, hội nghị,… nhầm mục đích truyền thông điệp mà doanh nghiệp của sự kiện muốn cho đối tượng của mình nhận được.

Kế Hoạch Tổ Chức Event 

Sáng tạo ý tưởng, xác định chủ đề và mục tiêu

Để tiến hành được kế hoạch, bước quan trọng là xác định chủ đề event của bạn. Đây cũng là bước đầu tiên trong quy trình tổ chức một event chuyên nghiệp. 

Những yếu tố cần có khi xác định chủ đề, sáng tạo ý tưởng: 

• Liên quan đến thương hiệu, sản phẩm
• Mang tính mới mẻ, sáng tạo, khác biệt và dễ nhớ.
• Truyền tải thông điệp của event

Bên cạnh đó, khi lập kế hoạch cho bất kỳ event nào bạn nên xác định mục tiêu của bạn. Ví dụ như: Tạo hình ảnh, vị trí tốt cho thương hiệu; Tăng lượng truy cập; Phát triển thương hiệu sự kiện;…

Các vấn đề trên giúp bạn định hình sự kiện của mình và thu hút sự quan tâm của lãnh đạo, cấp trên.

Dự trù ngân sách cho event

Dự trù ngân sách là cần thiết trong lập kế hoạch event giúp làm rõ các khía cạnh khác trong kế hoạch của bạn, có thể theo dõi được mức chi thực tế cho từng hạng mục, theo sát được có bị hao hụt kinh phí hay không. Ngoài ra, dự trù ngân sách giúp tránh những bất ngờ không mong muốn. Việc vạch ra trước toàn bộ ngân sách và làm theo quy trình cũng giúp event suôn sẻ hơn.

Chọn thời gian và địa điểm tổ chức

Hai yếu tố thời gian và địa điểm không thể thiếu trong kế hoạch event. 

Thời gian quyết định event có diễn ra tốt được hay không. Nếu không xem xét yếu tố thời gian thì rất nhiều khả năng sẽ gặp rủi ro về các yếu tố bên ngoài (ngày tháng, giờ, thời tiết) dẫn tới số lượng người tham dự không đủ số lượng đề ra.

Bạn nên tìm hiểu và chọn lọc ra một danh sách địa điểm tổ chức để cân nhắc và chọn lọc. Xem xét và chọn địa điểm nào phù hợp nhất với sự kiện mà bạn đang tiến hành tổ chức. 

Xây dựng kịch bản, timeline cho event

Hoàn thành các hạng mục trên, đây sẽ là lúc bạn cần xây dựng kịch bản, timeline phân chia các hạng mục, tiết mục một cách hợp lý, cụ thể và logic.

Kịch bản gồm 3 phần: 

• Kịch bản tổng quát: nội dung chính có trong chương trình với timeline cụ thể cho từng phần
• Kịch bản MC.
• Kịch bản âm thanh – ánh sáng cho đội kỹ thuật.

Khi event diễn ra, một bản timeline chương trình rõ ràng sẽ giúp bạn kiểm soát tốt thời gian từng phần, không bị quá giờ cho từng phần hay thiếu sót gây ảnh hưởng tới chất lượng chung của toàn bộ chương trình.

Thiết kế hình ảnh, ấn phẩm 

Thiết kế sẽ có thiết kế hình ảnh 2D và sân khấu 3D, booth địa điểm tổ chức, quảng cáo, địa điểm tổ chức,…

Các ấn phẩm được thiết kế theo ý tưởng, chủ đề của event, gồm: background, poster, standee, thiệp mời, tờ rơi, quà lưu niệm (áo, nón, cốc nước,…),…

Kế hoạch truyền thông

Xác định đối tượng truyền thông: nội bộ hay bên ngoài.

Các phương thức truyền thông hiện nay: Báo chí, mạng xã hội,… Ngoài ra, có thể sử dụng livestream để thu hút người truy cập rộng rãi hơn.

Phân bổ nhân sự

Phía sau event diễn ra là cả một ekip chuyên môn cùng nhau chung sức xây dựng, cố gắng. Để có được event chuyên nghiệp, bạn phải tìm được ekip có chuyên môn cao, hiểu rõ được lĩnh vực, có kinh nghiệm tốt hay còn gọi là dân trong nghề.

Vì vậy, bạn có thể tìm tới đơn vị tổ chức Event chuyên nghiệp – Hmedia. Chúng tôi sẽ giúp bạn đạt được.

Phương án dự phòng rủi ro

Tổ chức event là một trong những công việc xảy ra nhiều rủi ro bất cứ lúc nào và luôn phải có phương án dự phòng, ứng phó và xử lý một cách hợp lý, tốt nhất.

Ngoài ra, để hạn chế rủi ro bạn nên tổng duyệt event trước thời gian diễn ra 1- 2 ngày.

Tiến hành event

Các hạng mục trên được tiến hành theo kế hoạch, đảm bảo đầy đủ các hoạt động được diễn ra. Đây là giai đoạn nghiệm thu kết quả.

Đánh giá chất lượng event

Đây là lúc event kết thúc, cần thu dọn, dọn dẹp đồ sự kiện.

Cũng là thời gian đội ngũ nhân sự cần họp lại và rút kinh nghiệm cho những lần sau.

Hmedia – Đơn Vị Tổ Chức Event Chuyên Nghiệp

• Nội dung kịch bản hấp dẫn, ý tưởng độc đáo và mới mẻ
• Hệ thống trang thiết bị, âm thanh, ánh sáng chất lượng, sống động
• Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, nhiệt tình, tận tâm
• Mang tới các hạng mục dịch vụ đa dạng, như: thiết kế, in ấn backdrop, trang trí cổng bóng, sân khấu, cung cấp nhân sự sự kiện (ban nhạc, ca sĩ, nhóm nhảy, lễ tân, MC,..).

Hmedia tự hào là đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức event và có đội ngũ nhân viên đông, sáng tạo từ khâu lên ý tưởng cho đến đội ngũ thực hiện rất chuyên nghiệp. Do vậy, bạn hoàn toàn yên tâm khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi. 

Hmedia cam kết sẽ mang đến cho khách hàng những sản phẩm dịch vụ độc đáo và ấn tượng.

 

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Công ty TNHH Truyền thông HMEDIA 

Địa chỉ: 248 Phạm Văn Thuận – KP3 – P. Thống Nhất – TP. Biên Hòa – Đồng Nai 

Hotline: 0937.929.111 (Mr. Hoàng) 

Email: info@hmedia.com.vn

Website: https://hmedia.edu.vn