Tổ Chức Tiệc Tất Niên, Sự Kiện Cuối Năm Tại Biên Hòa

Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Biên Hòa

Tiệc tất niên là sự kiện thường niên và vô cùng quan trọng với công ty. Hầu hết các doanh nghiệp phải bỏ ra một khoản tiền khá lớn cho sự kiện này. Và bạn là người được xếp tin tưởng giao trọng trách tìm hiểu và lên ý tưởng cho tiệc tất niên.

Nhưng bạn lại chẳng có tí kinh nghiệm gì về tổ chức sự kiện. Vậy thì đừng bỏ qua bài viết này, vì sau đây Hmedia sẽ bật mí cho bạn. Những lưu ý quan trọng để tổ chức tiệc tất niên thành công và tiết kiệm chi phí nhất.

1. Tiệc tất niên là gì và có ý nghĩa gì với doanh nghiệp?

Year End Party hay còn gọi là Tiệc tất niên cuối năm. Đơn giản là buổi tiệc được tổ chức vào dịp cuối năm, trước thời điểm tết Nguyên Đán diễn ra. Đây là buổi lễ thường niên trong văn hóa của doanh nghiệp. Buổi tiệc chính là lời tri ân từ phía ban lãnh đạo và là thời điểm tổng kết. Cùng nhau nhìn lại những khó khăn và thành công đã đạt được trong năm qua. Từ đó hoạch định các chiến lược để gặt hái thành công trong năm tới. Vinh danh các tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trong công việc.

Ngoài ra đây còn là thời điểm lý tưởng để cho các đồng nghiệp trong công ty được quây quần bên nhau. Trong bữa tiệc ấm cúng, cùng nhau nhìn lại chặng đường một năm đã qua, đồng thời thổi bùng lên khát khao cống hiến cho năm tiếp theo và tạo động lực để phấn đấu cho năm mới sắp đến.

Tổ Chức Tiệc Tất Niên, Sự Kiện Cuối Năm Tại Biên Hòa
Tổ Chức Tiệc Tất Niên, Sự Kiện Cuối Năm Tại Biên Hòa

2. Khi tổ chức tiệc tất niên bạn nên lưu ý những điều sau

Như đã nói ở trên tổ chức sự kiện cuối năm là một sự kiện vô cùng quan trọng. Chính vì thế để thành công cần phải có được sự chuẩn bị rất kỹ càng, phải lên kế hoạch rõ ràng, chi tiết, tránh sai sót.

2.1. Xác định ngân sách

Khi lên ngân sách, thì doanh nghiệp cần phải hoạch định được các yếu tố cần phải chi. Cụ thể bao gồm:

  • Chi phí thuê địa điểm
  • Chi phí cho đồ ăn, thức uống.
  • Chi phí trang trí sân khấu.
  • Chi phí cho âm thanh, ánh sáng.
  • Chi phí thuê ca sĩ, diễn viên, người dẫn chương trình…

Ngoài ra còn rất nhiều các khoản chi phí khác mà doanh nghiệp cần phải chi cho bữa tiệc cuối năm thành công. Vì thế doanh nghiệp cần xây dựng một khoản chi dự phòng cho bữa tiệc.

2.2. Lên ý tưởng cho buổi tiệc

Một sự kiện thành công và diễn ra suôn sẻ bước đầu bạn cần xác định được ý tưởng. Ý tưởng của chương trình giống như thân cây giúp dẫn dắt toàn bộ sự kiện. Chính vì thế bạn cần hiểu rõ mục tiêu của sự kiện là gì để có thể lên ý tưởng thực hiện tốt nhất. Bạn cũng có thể tham khảo một số ý tưởng cho sự kiện cuối năm để thay mới bầu không khí so với năm trước.

Tổ Chức Tiệc Tất Niên, Sự Kiện Cuối Năm Tại Biên Hòa
Tổ Chức Tiệc Tất Niên, Sự Kiện Cuối Năm Tại Biên Hòa

2.3. Lên danh sách khách mời cho tiệc tất niên

Số lượng khách mời là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến việc lựa chọn địa điểm tổ chức bữa tiệc tất niên. Số lượng thư mời và quà tặng cũng phải phù hợp với lượng khách mời. Chính vì thế nếu không mặc định được số lượng khách tham dự, thì rất dễ sẽ dẫn đến quá tải cho buổi lễ. Điều này sẽ khiến cho doanh nghiệp mất kiểm soát chương trình. Đồng thời gây ra sự thiếu hụt ngân sách đã hoạch định.

Ngoài nhân viên trong công ty cũng phải kể đến là các ban lãnh đạo. Đại diện các tổ chức, đoàn và cả các doanh nghiệp đối tác quan trọng với công ty. Đây là bước khá quan trọng nên hãy cẩn thận đừng bỏ sót một cá nhân quan trọng nào. Khi diễn ra chương trình, thì chỉ những người có thư mời, hoặc những người có tên trong danh sách đăng ký mới được vào buổi lễ.

2.4. Xác định concept và chủ đề của buổi tiệc

Sau khi xác định được được ý tưởng cho buổi tiệc. Bạn sẽ dễ dàng tìm kiếm được concept cũng như chủ đề chính cho buổi tiệc tất niên. Từ đó mới có thể đưa ra sự lựa chọn về màu sắc, ánh sáng, phông nền của sân khấu sao cho thật phù hợp. Thiết kế thư mời, backdrop, quà tặng, âm nhạc cho thật phù hợp và đồng điệu với nhau. Không nên lựa chọn những concept trùng với sự kiện tổ chức trước đó để tránh khiến mọi người cảm thấy nhàm chán.

2.5. Xác định thời gian tổ chức và tìm địa điểm phù hợp

Tiệc tất niên sẽ thường diễn ra trước Tết Nguyên Đán 1 tuần hoặc hơn. Tùy vào thời gian công ty sắp xếp cho nhân viên nghỉ. Nhưng đồng thời doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến một số nhân viên xa quê sẽ về quê để đón tết. Vì thế thời điểm tổ chức tiệc tổ chức tất niên nên trước tết ta khoảng 2 – 3 tuần lễ.

Về địa điểm tổ chức, nếu ý tưởng sự kiện ban đầu của bạn có nhiều hoạt động thì nên ưu tiên những địa điểm ngoài trời. Nếu là sự kiện lễ kỷ niệm truyền thống nên chọn những nhà hàng, tổ chức tiệc phù hợp với lượng khách mời. Nên tìm và đặt địa điểm trước 1 – 2 tháng vì thời điểm này các doanh nghiệp khác cũng tổ chức tiệc cuối năm.

Hmedia - Đơn vị chuyên tổ chức tiệc tất niên - Sự kiện cuối năm cho công ty tại Biên Hòa
Hmedia – Đơn vị chuyên tổ chức tiệc tất niên – Sự kiện cuối năm cho công ty tại Biên Hòa

2.6. Tổ chức chương trình văn nghệ

Âm nhạc là thứ khuấy động bầu không khí và không thể thiếu trong các buổi tiệc, sự kiện. Chính vì thế hãy chuẩn bị thật chu đáo và kỹ lưỡng để bữa tiệc không bị nhạt nhòa nhé. Doanh nghiệp có thể thuê nghệ sĩ biểu diễn hoặc tổ chức cuộc thi âm nhạc “cây nhà lá vườn”. Cơ hội để rút ngắn khoảng cách trong nội bộ, để các thành viên có cơ hội thể hiện tài lẻ. Và tất nhiên, không thể thiếu những phần thưởng tương ứng với từng giải thưởng để khuyến khích tinh thần tham gia cho các ứng viên.

Kịch bản của chương trình văn nghệ tất niên cuối năm bao gồm: số thứ tự các tiết mục, thời gian diễn ra chương trình, tên của từng tiết mục, nội dung của chương trình, người thể hiện các tiết mục, thời lượng, và ghi chú.

2.7. Kế hoạch cho tiệc tất niên và thực đơn cụ thể

Kịch bản, thứ tự và thời lượng là linh hồn trong buổi tiệc, vì vậy công ty cần có nhiều thời gian nghiên cứu cho các tiết mục khác. Cần tổ chức buổi tiệc sao cho giữa phần giới thiệu và các trò chơi, văn nghệ, giao lưu để buổi tiệc không nhàm chán, tạo không khí phấn khởi, vui tươi.

Chắc chắn thực đơn là điều không thể thiếu trong bất kỳ bữa tiệc nào. Công ty cần phải biết số lượng khách mời để lên thực đơn cân bằng giữa chi phí và khẩu phần ăn của mỗi người sao cho đủ. Tránh việc khách mời đi dự tiệc mà bị thiếu bữa ăn hay thừa quá nhiều. Bên cạnh đó, bên công ty có thể tổ chức làm một cuộc khảo sát về thực đơn. Để thu thập sở thích các món ăn từ khách mời, từ đó có thể dễ dàng lên thực đơn hơn.

2.8. Tìm kiếm nhân sự và đơn vị tổ chức

Để một sự kiện diễn ra cần rất nhiều yếu tố từ nhân sự, và thiết bị. Nếu đứng trên cương vị là một doanh nghiệp bạn hoàn toàn không thể tự mình chuẩn bị tất cả cho sự kiện được. Bắt buộc phải cần đến hỗ trợ từ các công ty dịch vụ sự kiện chuyên nghiệp. Có những gói dịch vụ trọn gói giúp bạn đỡ phải thêm các chi phí phát sinh không đáng có. Đơn vị tổ chức sẽ giúp bạn lên ý tưởng kịch bản, lựa chọn địa điểm phù hợp cũng như cân đối ngân sách, phân bổ nhân sự tốt hơn.

Hmedia - Đơn vị chuyên tổ chức tiệc tất niên - Sự kiện cuối năm cho công ty tại Biên Hòa
Hmedia – Đơn vị chuyên tổ chức tiệc tất niên – Sự kiện cuối năm cho công ty tại Biên Hòa

Kết luận

Bài viết đã tổng hợp những việc bạn cần phải làm để tổ chức tiệc tất niên công ty, cũng như những ý nghĩa của buổi tiệc tất niên. Tuỳ vào quy mô và tính chất của doanh nghiệp mà buổi tiệc cần thêm hay giảm bớt các bước. Để tiết kiệm thời gian, quý công ty có thể liên hệ với Hmedia để hiểu rõ hơn về chi phí, phong cách, ý tưởng cho buổi tiệc tất niên công ty vẹn tròn, ý nghĩa.

Hmedia – Đơn vị chuyên tổ chức tiệc tất niên – Sự kiện cuối năm cho công ty tại Biên Hòa

Nếu bạn đang muốn tìm một đơn vị tổ chức tiệc tất niên trọn gói tại Biên Hòa thì Hmedia là cái tên không thể bỏ qua với những ưu điểm nổi bật như:

  • Có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Với nhiều dự án lớn nhỏ, Hmedia sẽ giúp bạn có được một buổi tiệc tất niên thật ấn tượng, sáng tạo và nổi bật nhất.
  • Đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm, nắm bắt nhanh chóng các xu hướng mới.
  • Dịch vụ chăm sóc khách hàng chu đáo, nhiệt tình hỗ trợ.
  • Hỗ trợ trang thiết bị đầy đủ, hiện đại có thể đáp ứng đủ mọi yêu cầu cho các sự kiện
  • Giá cả cạnh tranh, mức chi phí hợp lý, tránh việc lãng phí những ngân sách không đáng có thông qua việc tính toán sắp xếp các hạng mục một cách hợp lý.
  • Đảm bảo sự kiện luôn nằm ngoài những rủi ro không đáng có và luôn chuẩn bị phương án ứng phó cho trường hợp xấu nhất.
Tổ Chức Tiệc Tất Niên, Sự Kiện Cuối Năm Tại Biên Hòa
Tổ Chức Tiệc Tất Niên, Sự Kiện Cuối Năm Tại Biên Hòa

Thông tin liên hệ: Công ty TNHH truyền thông Hmedia

🏠 VP chính: 248 Phạm Văn Thuận – KP3 – P.Thống Nhất – TP.Biên Hòa – Đồng Nai

🏠 Vp 1: Số 22, đường số 3, khu đô thị Long Hưng, Tp. Biên Hòa, Đồng Nai.

🏠 VP 2: 14 Hoàng Bích Sơn, An Hải Bắc, Sơn Trà, Đà Nẵng.

🏠 VP 3: số 10, Đường số 3, Trường Thọ, Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh

☎️ Hotline: 0937.929.111 (Mr. Hoàng)

📩 Email: info@hmedia.com.vn

🌐 Website: https://hmedia.com.vn/