CHUẨN BỊ SỰ KIỆN

Tác giả: Mỹ Phượng

Để tổ chức thành công một sự kiện thường phải mất ít nhất từ 3 tháng – 5 tháng cho khâu chuẩn bị. Muốn tạo ra được một chương trình theo đúng như yêu cầu đòi hỏi rất lớn từ việc chuẩn bị sao cho chi tiết nhất và chỉnh chu nhất để hoàn thiện được công việc theo đúng với tiến độ được đặt ra. 

Hiểu được những khó khăn này, Hmedia Digital Marketing Agency với kinh nghiệm hơn 7 năm phát triển với hàng ngàn khách hàng và đã đúc kết được quy trình 8 bước chuẩn bị sự chuyên nghiệp tại bài viết này, hãy cùng đọc xem nhé!

QUY TRÌNH “8 BƯỚC VÀNG” CHUẨN BỊ SỰ KIỆN DỄ NHỚ VÀ ĐẦY ĐỦ NHẤT

Bước 1: Nghiên cứu 

Ở bước đầu tiên cũng là bước quan trọng nhất trong 8 bước, trước khi bắt tay vào lập kế hoạch tổ chức sự kiện thì team cần phải nghiên cứu thật kỹ các yếu tố đã được lên kế hoạch từ trước và đưa ra các thông tin cơ bản nhất về sự kiện sắp tổ chức, nếu có thể hãy lập ra một bảng checklist các hạng mục để dễ nắm tình hình. Thông thường ở bước này sẽ mất nhiều thời gian nhất khoảng từ 3-5 tháng, càng nghiên cứu thật kỹ sẽ càng giảm thiểu rủi ro khi bắt tay thực hiện.

Mọi loại hình sự kiện đều phải có các thông tin như sau:

  • Chủ đề chính của chương trình
  • Mục tiêu tổ chức
  • Thông điệp của sự kiện
  • Đối tượng và số lượng khách mời tham dự
  • Thời gian tổ chức
  • Ngân sách dự kiến
  • Sự khác biệt của sản phẩm/ dịch vụ đối với đối thủ

Bước 2: Xác định chủ đề chính

Sau khi đã sàng lọc thông tin kỹ càng, tiếp theo team cần phải xác định chủ đề chính của sự kiện. Một chương trình được tổ chức thành công và thu hút luôn phải có một bản sắc riêng, một ý tưởng riêng để gây ấn tượng với khách mời, khách hàng. 

Sự kiện thành công, ấn tượng, để lại hiệu ứng tốt hay không phụ thuộc vào chính ý tưởng. Có thể bạn không biết, cảm hứng chính là yếu tố quyết định ý tưởng tổ chức sự kiện có thực sự tốt hay không. Đối với người tổ chức sự kiện (Event Planner), họ thỏa sức sáng tạo và thể hiện khả năng của mình nếu sự kiện có ngân sách lớn, cần có nhiều không gian ấn tượng, hấp dẫn…

Thực tế cho thấy rằng, điều kiện tổ chức sự kiện tuyệt vời như vậy đa số đều đếm trên đầu ngón tay. Các Event Planner phải giới hạn ý tưởng của mình do yêu cầu từ phía khách hàng, do sự giới hạn ngân sách. Điều này sẽ dẫn đến hậu quả “cạn kiệt ý tưởng” ở những người tổ chức sự kiện lâu năm.

Bước 3: Xây Dựng Kịch Bản Tổ Chức Sự Kiện

Ở phần này, thiết kế sự kiện chính là việc cụ thể hóa ý tưởng thành những đầu việc, cụ thể như:

  • Lựa chọn địa điểm thực hiện: nhà hàng, khách sạn, khu nghỉ dưỡng, công viên,…
  • Xác định thời gian tổ chức
  • Xác định chủ đề chương trình
  •  Xây dựng kịch bản chi tiết: nội dung chương trình, games, văn nghệ, điểm chạm, biểu diễn nghệ thuật,…
  • Thiết kế hình ảnh chương trình: phông, bạt, backdrop, standee, màn hình, presenter, đèn chiếu, video clip, logo, mũ và các dụng cụ khác (ở phần này cần chú ý tương đồng về concept)

Bước 4: Lập Kế Hoạch Tổ Chức Sự Kiện

Bước này sẽ chia kế hoạch tổ chức sự kiện ra thành nhiều mục chi tiết nhất. Một số vấn đề cần quan tâm khi lập kế hoạch tổ chức gồm:

  • Nhân lực phục vụ sự kiện: nhân viên của nhà hàng, nhân viên phụ trách sự kiện, hỗ trợ đoàn, nhân viên kỹ thuật, nhân viên tiệc, bảo vệ,..
  • Thiết bị sử dụng trong sự kiện: đèn, set up bàn tiệc, màn hình led, hoa trang trí, standee, backdrop, nước uống, ly cốc, máy tính, máy chiếu, rèm, cửa, loa, hộp bốc thăm, bố trí thiết bị/dụng cụ che nắng/mưa trước cổng
  • Phương thức vận chuyển: ô tô
  • Ngân sách sự kiến
  • Dự đoán và kiểm soát rủi ro: rủi ro về kĩ thuật, về số lượng khách mời vượt quá dự kiến,… 

Bước 5: Thực Hiện Kế Hoạch

Ở bước này cũng không kém phần quan trọng, tuy đã chuẩn bị kế hoạch theo kịch bản thì không thể tránh khỏi những rủi ro bất ngờ khác, vì vậy người đảm nhận trách nhiệm giám sát theo kế hoạch luôn phải đảm bảo được các khâu diễn ra theo đúng tiến độ đề ra.

Đây là lúc bạn sẽ cần liên hệ đến nhà cung cấp dịch vụ để chuẩn bị cho các hạng mục có trong sự kiện. Tùy theo loại hình cũng như quy mô của sự kiện, quá trình chuẩn bị sẽ mất ít nhất 2 tuần để thực hiện. Thông thường các hạng mục trong một sự kiện có: thuê MC, ca sỹ, PG, nhóm múa, in banner, phát tờ rơi, quà tặng…

Bước này cần phải có sự kiểm soát chặt chẽ ít nhất là 2 người để hạn chế mọi sự cố có thể xảy ra.

Bước 6: Dàn Dựng Sự Kiện

Trước khi tổ chức khoảng 1 – 2 tuần, công tác dàn dựng sự kiện nên được chuẩn bị và thực hiện kỹ lưỡng nhất. Bất kỳ sự sai sót ở giai đoạn này đều có thể gây ảnh hưởng xấu đến chương trình. Kinh nghiệm tổ chức sự kiện nên có sẵn bảng tổng hợp những công việc cần làm để từ đó theo dõi tiến độ thực hiện, đảm bảo chương trình diễn ra theo đúng dự tính 

Bước 7: Tiến Hành Thực Hiện Chương Trình

Thời điểm chương trình bắt đầu thực hiện là ví dụ chứng minh cho thấy các quy trình tổ chức sự kiện có đúng đắn, chính xác hay không. Bởi vậy nên đa số các bạn thường hay rất lo lắng và thấp thỏm. Những lúc này nên cần lưu ý tập trung vào các nội dung tiến hành theo dự định và không nên quá lo lắng tạo nên hiệu ứng lan truyền gây mất tập trung. Sau khi lập kế hoạch, chuẩn bị, và chạy chương trình, bạn vẫn cần thực hiện hoạt động giám sát, điều chỉnh nhân lực và xử lý các sự cố phát sinh (nếu có) trong sự kiện.

Bước 8:  Kết Thúc Sự Kiện

Sự kiện kết thúc, công việc tiếp theo là tiến hành thanh lý hợp đồng cho nhà cung cấp. Ngoài ra, bạn cũng cần rà soát lại công tác tổ chức và rút ra bài học cho những lần tổ chức tiếp theo.

Tổng Kết

Hy vọng những chia sẻ trên đã giúp bạn có thêm kiến thức mới về lĩnh vực tổ chức sự kiện vô cùng hot trong thời gian gần đây và giúp cho bạn có thể tích lũy thêm kinh nghiệm cho bản thân và doanh nghiệp. Hmedia trân trọng cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

Gợi ý Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp, Uy Tín ở TPHCM 

Công Ty TNHH Truyền Thông Hmedia tự hào là một trong những Agency chuyên cho thuê tổ chức sự kiện trọn gói giá rẻ. Đội ngũ nhân lực ở Hmedia là nhân lực trẻ có đầy đủ chuyên môn và kinh nghiệm, dư nhiệt huyết và không thiếu sự chân thành với khách hàng. 

Hmedia là đơn vị chuyên cho thuê tổ chức sự kiện trọn gói chuyên nghiệp

Nếu như bạn muốn tìm công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín thì hãy liên hệ cho nhà Hmedia để được hỗ trợ tốt nhất nhé. Hmedia luôn đặt uy tín lên hàng đầu, mong muốn là một trong những đơn vị hàng đầu tạo ra những giải pháp tốt nhất dành cho các doanh nghiệp.

 

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG HMEDIA

Địa chỉ: 248 Phạm Văn Thuận – KP3 – P.Thống Nhất – TP.Biên Hòa – Đồng Nai.

Hotline: 0937.929.111 (Mr. Hoàng)

Email: info@hmedia.com.vn