LỊCH TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN LÀ GÌ
Lịch trình tổ chức sự kiện hay còn được hiểu là quy trình tổ chức sự kiện. Lịch trình tổ chức sự kiện sẽ bao gồm 03 giai đoạn: trước sự kiện, trong sự kiện và sau sự kiện. Lịch trình tổ chức sự kiện là công cụ để nhân viên tổ chức sự kiện có thể dựa vào để theo sát và thực hiện từng bước của sự kiện theo đúng trình tự sắp xếp.
lich-trinh-to-chuc-su-kien-tieu-chuan
CÁC BƯỚC TRONG LỊCH TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Như đã giới thiệu ở trên, lịch trình tổ chức sự kiện bao gồm 03 giai đoạn với nhiều bước khác nhau.
- Trước sự kiện
- Xác định chủ đề sự kiện
Đây được xem là bước quan trọng nhất trong giai đoạn trước sự kiện. Chủ đề sự kiện sẽ là tiền đề cho các hạng mục và hoạt động sau này của sự kiện. Doanh nghiệp cần xác định chính xác mục tiêu của sự kiện lần này là gì.
- Sáng tạo ý tưởng và nội dung sự kiện
Ý tưởng cho sự kiện là linh hồn của sự kiện bởi nó sẽ được thực hiện hóa bằng những ấn phẩm và hoạt động sự kiện. Đặc biệt, việc sáng tạo ra ý tưởng sự kiện độc lạ, không đụng hàng là khá khó nhằn do rất nhiều ý tưởng liên quan đến sự kiện đã được công khai và được lặp lại thường xuyên.
Agency tổ chức sự kiện cần phải nghiên cứu thật kỹ insight, sản phẩm, dịch vụ và mục đích của doanh nghiệp để có thể phác thảo được ý tưởng sáng tạo độc đáo mà vẫn phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp. Hoạch định phân bổ nhân sự cho sự kiện
- Phân bổ nhân sự cho sự kiện
Cần có sự phân chia nhân sự rõ ràng cho từng hạng mục của sự kiện. Ví dụ công việc dự trù ngân sách sẽ do phòng kế toán đảm nhiệm sau khi đã họp bàn với team tổ chức sự kiện và team marketing. Đúng người đúng việc sẽ đem lại hiệu quả cao cho sự kiện.
lich-trinh-to-chuc-su-kien-tieu-chuan
- Trong sự kiện
Bộ phận nhân viên đảm nhiệm tổ chức sự kiện sẽ tiến hành thực hiện và tổ chức các hoạt động trong kế hoạch đã lập. Dựa vào bảng kế hoạch đã lập, các team sẽ triển khai theo đúng đầu việc và timeline quy định.
Chuẩn bị và dàn dựng sự kiện
Mọi sự kiện trước khi chính thức diễn ra đều cần được chuẩn bị kỹ càng ở mọi khâu và sẽ được chạy thử nghiêm trước khi tổ chức chính thức.
Thời gian chuẩn bị cho một sự kiện tùy thuộc vào quy mô và tính chất của sự kiện. Những sự kiện nhỏ thường chỉ mất từ 3 ngày – 1 tuần để thực hiện. Còn những sự kiện với quy mô lớn hơn thì thời gian chuẩn bị sẽ được tính bằng tháng, bằng năm.
Một số đầu việc cần thực hiện cho việc chuẩn bị và dàn dựng sự kiện
- Dựng và trang trí không gian sự kiện, banner, backdrop, ấn phẩm phụ
- Liên hệ và hợp tác với các bên thứ 3 như thuê MC, nhóm nhảy, …
- Hoàn thành thủ tục, hồ sơ giấy phép tổ chức
- Lên danh sách khách mời và gửi thiệp mời đến từng khách tham dự
Tiến hành tổ chức sự kiện
Nhân viên trong team tổ chức sự kiện bắt đầu chạy sự kiện như quan sát, theo dõi và giám sát tiến độ diễn ra của sự kiện. Mọi người đều phải theo sát kịch bản và timeline của sự kiện để đề phòng sự cố xảy ra và xử lý kịp thời.
- Sau sự kiện
Đây là giai đoạn sự kiện đã đi đến hồi kết, nhân viên tiến hành gửi lời cảm ơn đến khách tham dự, các đối tác bên thứ 3, dọn dẹp hiện trường và tiến hành nghiệm thu sự kiện.
Các công việc cần làm khi nghiệm thu là thu thập kết quả, tiến hành đo lường và phân tích sau đó thực hiện báo cáo và đánh giá nhằm rút kinh nghiệm.
lich-trinh-to-chuc-su-kien-tieu-chuan
HMEDIA CUNG CẤP LỊCH TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TIÊU CHUẨN
Công ty Hmedia chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói nên sẽ cung cấp được cho quý khách hàng những lịch trình tổ chức sự kiện theo đúng tiêu chuẩn và phù hợp với loại sự kiện mà khách hàng mong muốn tổ chức. Ưu tiên hàng đầu của Hmedia luôn là lợi ích của khách hàng nên chúng tôi sẽ luôn sẵn sàng đáp ứng mọi yêu cầu dù cho có khó nhằn đến đâu.
CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG HMEDIA
- Hotline: 0937.929.111 – 0949.124.620
- Email: marketinghmedia@gmail.com
- Fanpage: Truyền thông Hmedia
- Messenger: messenger.com/TruyenThongHmedia
- Chat Zalo: Zalo.me/0937929111
- Văn phòng: 248 Phạm Văn Thuận – Kp3 – P.Thống Nhất Biên Hòa – Đồng Nai