Kiến thức

5 điều lưu ý trước khi triển khai hệ thống CRM

5 điều lưu ý trước khi triển khai hệ thống CRM

Hệ thống CRM – Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) cho phép bạn có một cơ sở nguồn duy nhất để quản lý các mối quan hệ khách hàng. Tuy nhiên, nó còn làm được nhiều hơn thế. Cùng Hmedia tìm hiểu nhé!

Hệ thống CRM – Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng hiệu quả

Hệ thống CRM của bạn có thể thông báo các chiến lược và giao tiếp giữa từng bộ phận, dẫn đến các giải pháp hiệu quả hơn và tăng trưởng công ty .

Nhưng để có được một hệ thống CRM giải quyết tất cả các vấn đề của bạn đòi hỏi bạn phải nỗ lực một chút. Và nếu bạn gấp rút quy trình hoặc không chuẩn bị thích hợp, việc triển khai CRM của bạn có thể gặp trục trặc.

Ý chúng tôi chính xác là gì? Dưới đây là một số tình huống sẽ không giúp doanh nghiệp nhỏ của bạn đạt được thành công trong CRM:

  • Có mục tiêu không rõ ràng
  • Không có người điều hành mua và hỗ trợ
  • Chọn nhà cung cấp không phù hợp với nhu cầu của bạn
  • Mong đợi quá nhiều từ hệ thống CRM của bạn
  • Cố gắng triển khai quá nhiều tính năng cùng một lúc

Điều đó nói rằng, CRM phù hợp trong những trường hợp phù hợp có thể tạo ra sự khác biệt tích cực có thể đo lường được về hiệu quả và hiệu quả của công ty bạn, đặc biệt là với những nhiệm vụ quan trọng như nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng. Dưới đây là năm điều cần ghi nhớ trước khi triển khai hệ thống CRM.

5 Chìa khóa thành công trước khi triển khai CRM

1. Chiến lược tiếp thị và bán hàng của bạn

CRM không thể thay thế cho nhau, vì vậy bạn sẽ phải tìm hiểu những gì mỗi CRM có thể làm (và những gì chúng không thể làm) trước khi bạn đưa ra lựa chọn. Một trong những cách tốt nhất để làm điều này là biết mục tiêu và mục tiêu tiếp thị của bạn là gì trước khi bạn bắt đầu nghiên cứu hệ thống.

Khi thu hẹp các tùy chọn của bạn, hãy sử dụng các giải pháp CRM giải quyết trực tiếp các lĩnh vực mà mục tiêu của bạn tập trung vào. Ví dụ: nếu một trong những mục tiêu của bạn là tăng năng suất trong nhóm bán hàng, hãy tìm một CRM tích hợp với nhà cung cấp dịch vụ email của bạn. Hoặc, nếu bạn cần xây dựng một quy trình bán hàng mới hơn, tốt hơn , hãy kiểm tra các CRM có quy trình giao dịch toàn diện mà nhóm bán hàng của bạn có thể sử dụng.

Điều gì xảy ra nếu bạn muốn có nhiều khách hàng tiềm năng hơn? Đảm bảo bạn xem xét các CRM bao gồm các tính năng tạo khách hàng tiềm năng, như biểu mẫu trực tuyến và trang đích .

2. Loại dữ liệu bạn sẽ truy cập

Không có gì thay thế cho việc dành thời gian để hiểu chính xác thông tin bạn sẽ có quyền truy cập vào mỗi CRM mà bạn đánh giá. Đương nhiên, bạn muốn chọn một hệ thống có khả năng xử lý dữ liệu bạn đã tích lũy và hỗ trợ những thứ mà các bảng tính, quy trình công việc và gói phần mềm khác nhau của bạn cố gắng thực hiện.

Tạo biểu đồ song song về dữ liệu, tính năng và yêu cầu cơ sở hạ tầng. Có thể không có hại gì khi bao gồm chi phí, loại thiết lập và trợ giúp kỹ thuật mà bạn có thể mong đợi. Sử dụng biểu đồ đó để tham khảo chéo và so sánh các giải pháp CRM nhằm xác định xem giải pháp nào sẽ hỗ trợ dữ liệu bạn đã sử dụng để tích lũy về khách hàng và khách hàng tiềm năng của mình (hoặc bạn cần tích lũy).

3. Phát triển kỳ vọng của bạn

Bạn có thể ngạc nhiên về việc nhiều doanh nghiệp không dành thời gian để suy nghĩ về những kỳ vọng cụ thể của họ sau khi triển khai một giải pháp CRM. Có thể họ nghĩ rằng vì tất cả các đối thủ cạnh tranh của họ đều sử dụng hệ thống CRM nên họ cũng cần một hệ thống, nhưng đó là lý do không đủ để đảm bảo bạn sẽ đưa ra lựa chọn tốt nhất.

Hãy suy nghĩ thật lâu và thật kỹ về những gì bạn muốn xảy ra sau khi nhóm của bạn được thiết lập để bắt đầu sử dụng CRM mới của bạn. Dưới đây là một số ví dụ để xem xét:

  • Thực hiện quy trình nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng mới
  • Tăng số lượng khách hàng tiềm năng mỗi tháng theo một tỷ lệ phần trăm nhất định
  • Tăng giá trị lâu dài của khách hàng lên 3%

Ghi nhớ những điểm chuẩn này trước khi triển khai sẽ đảm bảo rằng công cụ mới của bạn thực sự mang lại giá trị.

4. Kế hoạch thực hiện và các cột mốc quan trọng của bạn

Những người sẽ sử dụng hệ thống CRM cần biết khi nào nó sẽ bắt đầu được triển khai, họ sẽ học cách sử dụng nó như thế nào và khi nào thì họ sẽ thể hiện năng lực với nó.

Cho người dùng cuối của hệ thống CRM được đề xuất của bạn biết khi nào các phần tử hệ thống sẽ được triển khai và khi nào các công cụ trước đó, như bảng tính hoặc cơ sở dữ liệu, sẽ bị loại bỏ dần. Một lịch trình triển khai với các mốc quan trọng được xác định (ví dụ: “Mọi người sẽ hoàn thành khóa đào tạo trực tuyến trước ngày 30 tháng 4”) được thông báo rõ ràng cho tất cả các bên liên quan là cần thiết để ngăn chặn sự gián đoạn làm tổn hại đến tinh thần hoặc khiến mọi người có một khởi đầu tồi tệ với hệ thống mới.

5. Các chỉ số chính mà bạn sẽ theo dõi

Sau khi xác định kỳ vọng của bạn đối với hệ thống CRM và nêu rõ các mục tiêu và mục tiêu của mình, bạn cũng phải cam kết đo lường tiến độ thực hiện các mục tiêu và mục tiêu này khi hệ thống mới được triển khai.

Xem xét các chỉ số như:

  • Có nhiều khách hàng tiềm năng đang được theo đuổi không?
  • Có vẻ như số liệu bán hàng của quý này sẽ cao nhất quý trước? Nếu có thì bao nhiêu?
  • Các chiến dịch email của bạn có dẫn đến chuyển đổi cao hơn không?

Tùy thuộc vào bạn để biết những gì bạn muốn từ hệ thống CRM của mình và đo lường KPI sẽ cung cấp cho bạn bức tranh chân thực về tiến trình của bạn và bao lâu trước khi bạn có thể mong đợi lợi tức đầu tư.

Sử dụng một công cụ mới rất thú vị, nhưng sự hào hứng đó có thể mất đi nhanh chóng nếu bạn không thiết lập để đạt được thành công trước thời hạn. Hãy ghi nhớ năm điều này trước khi triển khai CRM và chắc chắn bạn sẽ có được một giải pháp khiến bạn hài lòng.