Google Sheets là một công cụ bảng tính trực tuyến tuyệt vời với hàng loạt tính năng mạnh mẽ, được sử dụng phổ biến bởi các cá nhân và doanh nghiệp.
Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách khai thác tối đa tiềm năng của Google Sheets. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá 21 thủ thuật cực hay giúp bạn làm việc hiệu quả và tiết kiệm thời gian.
1. Sử dụng hàm QUERY để phân tích dữ liệu
Hàm QUERY là một trong những công cụ mạnh nhất của Google Sheets, giúp bạn truy vấn và lọc dữ liệu một cách linh hoạt. Ví dụ:
=QUERY(Data!A1:D100, "SELECT B, SUM(C) WHERE D > 10 GROUP BY B", 1)
Điều này giúp bạn thực hiện các phân tích phức tạp mà không cần thêm phần mềm.
2. Tách dữ liệu bằng tính năng Split Text to Columns
Để tách dữ liệu trong một ô thành các cột riêng biệt, chọn ô hoặc phạm vi, sau đó vào Dữ liệu > Tách văn bản thành cột (Split Text to Columns).
3. Sử dụng Conditional Formatting
Conditional Formatting (định dạng có điều kiện) giúp bạn dễ dàng làm nổi bật dữ liệu. Ví dụ:
- Vào Định dạng > Định dạng có điều kiện.
- Thiết lập quy tắc, chẳng hạn làm nổi bật các giá trị lớn hơn 1000 với màu đỏ.
4. Tạo biểu đồ động
Bạn có thể tạo biểu đồ tự động cập nhật khi dữ liệu thay đổi:
- Chọn dữ liệu.
- Vào Chèn > Biểu đồ và chọn loại biểu đồ bạn muốn.
5. Sử dụng hàm ARRAYFORMULA để tự động hóa
Hàm ARRAYFORMULA giúp áp dụng công thức trên toàn bộ cột chỉ với một dòng:
=ARRAYFORMULA(A1:A10 * B1:B10)6. Tự động dịch ngôn ngữ bằng GOOGLETRANSLATE
Google Sheets hỗ trợ dịch trực tiếp trong bảng tính:
=GOOGLETRANSLATE("Hello", "en", "vi")7. Bảo vệ phạm vi và dữ liệu
Bảo vệ ô hoặc phạm vi khỏi chỉnh sửa:
- Vào Dữ liệu > Trang tính và phạm vi được bảo vệ và thiết lập quyền chỉnh sửa.
8. Sử dụng Filter Views để lọc dữ liệu
Filter Views cho phép bạn lọc dữ liệu mà không ảnh hưởng đến người khác đang xem cùng bảng tính:
- Vào Dữ liệu > Tạo chế độ xem bộ lọc.
9. Kết nối dữ liệu từ Google Sheets khác
Dùng hàm IMPORTRANGE để lấy dữ liệu từ bảng tính khác:
=IMPORTRANGE("URL_Bảng_Tính", "Sheet1!A1:D10")10. Tạo dropdown bằng Data Validation
Bạn có thể tạo danh sách chọn trong một ô:
- Vào Dữ liệu > Xác thực dữ liệu (Data Validation) và nhập danh sách các giá trị.
11. Sử dụng Pivot Table để phân tích dữ liệu
Pivot Table giúp tổng hợp và phân tích dữ liệu hiệu quả:
- Vào Chèn > Bảng tổng hợp (Pivot Table).
- Chọn phạm vi và cấu hình theo nhu cầu.
12. Theo dõi thay đổi với lịch sử chỉnh sửa
Google Sheets lưu lại lịch sử chỉnh sửa:
- Vào Tệp > Lịch sử phiên bản > Xem lịch sử phiên bản.
13. Dùng hàm UNIQUE để lọc dữ liệu trùng lặp
Hàm UNIQUE giúp bạn lấy ra danh sách các giá trị duy nhất:
=UNIQUE(A1:A10)14. Sắp xếp dữ liệu nhanh chóng
Sắp xếp dữ liệu bằng Dữ liệu > Sắp xếp phạm vi hoặc sử dụng công cụ lọc.
15. Tự động hóa email bằng Google Apps Script
Sử dụng Apps Script để gửi email tự động từ Google Sheets:
- Vào Tiện ích bổ sung > Script Editor.
- Viết mã để tích hợp email.
16. Sử dụng Sparkline để hiển thị dữ liệu nhỏ gọn
Hàm SPARKLINE cho phép tạo biểu đồ nhỏ gọn trong một ô:
=SPARKLINE(A1:A10)17. Kéo và thả dữ liệu dễ dàng
Bạn có thể chọn và kéo dữ liệu đến bất kỳ nơi nào trong bảng tính bằng tính năng kéo thả.
18. Nhúng Google Sheets vào Google Docs hoặc Slides
Dùng chức năng Sao chép liên kết dán để nhúng dữ liệu từ Sheets vào Docs hoặc Slides, đảm bảo dữ liệu luôn cập nhật.
19. Tận dụng Add-ons để mở rộng chức năng
Cài đặt Add-ons từ cửa hàng Google Workspace, như:
- Supermetrics: Hỗ trợ phân tích dữ liệu.
- Mail Merge: Gửi email hàng loạt.
20. Tạo công thức tùy chỉnh (Custom Functions)
Bạn có thể tạo hàm riêng bằng Google Apps Script.
21. Chia sẻ và cộng tác theo thời gian thực
Google Sheets cho phép nhiều người cùng làm việc một lúc:
- Nhấp nút Chia sẻ (Share), nhập email và thiết lập quyền (xem, chỉnh sửa hoặc nhận xét).
Kết luận
Google Sheets không chỉ là một công cụ bảng tính mà còn là nền tảng mạnh mẽ hỗ trợ bạn quản lý và xử lý dữ liệu hiệu quả. Hãy thử ngay những thủ thuật trên để nâng cao năng suất công việc!